Algemene Voorwaarden

Artikel 1. Identificatie van de aanbieder

Deze algemene voorwaarden zijn opgesteld door Klaver Solutions, gevestigd te Blaasbalg 14, 8253 LX Dronten, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 91096111, BTW-identificatienummer NL004865093B36, hierna: "Aanbieder".
Aanbieder handelt onder de handelsnaam Practions. Waar in deze voorwaarden over Practions wordt gesproken, wordt het softwareplatform bedoeld dat door Aanbieder wordt geëxploiteerd.
Aanbieder is bereikbaar via [email protected] en https://practions.com.

Artikel 2. Definities

In deze algemene voorwaarden worden de volgende begrippen gehanteerd:

Klant: de natuurlijke of rechtspersoon, handelend in de uitoefening van een beroep of bedrijf, die met Aanbieder een Overeenkomst sluit voor de Dienst, doorgaans een coach of coachpraktijk.
Gebruiker: de natuurlijke persoon die namens Klant inlogt op de Dienst, waaronder in elk geval medewerkers en eigenaren van Klant.
Cliënt: de eindcliënt van Klant van wie persoonsgegevens via de Dienst worden verwerkt; doorgaans een coachee, coaching-cliënt of vergelijkbare betrokkene.
Dienst: het via internet aangeboden softwareplatform Practions, inclusief alle daaraan verbonden modules, integraties en documentatie.
Account: het op Klant geregistreerde gebruikersaccount waarmee toegang tot de Dienst wordt verkregen.
Abonnement: de overeenkomst tot toegang tot de Dienst tegen betaling, inclusief eventuele proefperiode.
Overeenkomst: het geheel van afspraken tussen Klant en Aanbieder voor het gebruik van de Dienst, waarvan deze voorwaarden onderdeel uitmaken, samen met de Privacyverklaring en, indien van toepassing, de Verwerkersovereenkomst.
Persoonsgegevens: alle informatie die direct of indirect tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon herleidbaar is, in de zin van artikel 4 lid 1 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Verwerkersovereenkomst: de tussen Aanbieder en Klant geldende overeenkomst in de zin van artikel 28 lid 3 AVG, gepubliceerd op https://practions.com/verwerkersovereenkomst en automatisch van toepassing bij ingebruikname van de Dienst.
Sub-verwerker: een derde die, in opdracht van Aanbieder als verwerker, Persoonsgegevens verwerkt in het kader van de Dienst.
Vertrouwelijke Informatie: alle informatie die de ene partij van de andere ontvangt en waarvan de vertrouwelijke aard redelijkerwijs kenbaar is, waaronder in elk geval coaching-inhoud, sessietranscripten, notities, financiële gegevens en authenticatiegegevens.

Artikel 3. Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op iedere aanbieding, offerte, overeenkomst en feitelijke levering van de Dienst door Aanbieder.
Aanvaarding van deze voorwaarden geschiedt door registratie van een Account, ingebruikname van de Dienst, dan wel ondertekening van een offerte.
Toepasselijkheid van inkoop- of andere voorwaarden van Klant wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen, ook indien Klant naar zijn eigen voorwaarden verwijst.
Indien een bepaling van deze voorwaarden nietig of vernietigbaar is, blijven de overige bepalingen in stand. Partijen treden in dat geval in overleg om de nietige of vernietigde bepaling te vervangen door een geldige bepaling die zoveel mogelijk aansluit bij de strekking van de oorspronkelijke.

Artikel 4. Totstandkoming van de Overeenkomst

De Overeenkomst komt tot stand op het moment dat Klant via de Dienst een Account aanmaakt en deze voorwaarden aanvaardt, dan wel een door Aanbieder uitgebrachte offerte schriftelijk aanvaardt.
Aanbieder is gerechtigd registratie van een Account te weigeren, onder meer indien er aanwijzingen bestaan van eerder misbruik, herhaald gebruik van de proefperiode, of indien Aanbieder verplicht is registratie te weigeren op grond van wet of toezichthouderbeleid.
Het is niet toegestaan de Dienst te gebruiken op naam van een ander, onder een gefingeerde identiteit of zonder de daartoe vereiste bevoegdheid namens Klant.

Artikel 5. Omschrijving van de Dienst

De Dienst is een online platform voor het beheer van een coachpraktijk en omvat in elk geval: - cliëntenbeheer en sessieagenda; - in-browser videogesprekken via WebRTC met DTLS-SRTP encryptie tussen peers; - real-time spraakherkenning (transcriptie) van coachsessies in het Nederlands en het Engels, voor zover Klant dit per sessie activeert; - AI-ondersteunde generatie van conceptsessienotities op basis van het transcript en optionele AI-voorstellen voor doelaanpassingen die door Klant moeten worden bevestigd; - coaching-protocollagen voor doelen, gewoonten, programma's, groepscohorten, regelgebaseerde cliënt-inzichten en door Klant ingestelde automatiseringen; - een AI-praktijkmanager-chat met optionele coach-specifieke voorkeuren die uitsluitend door Klant worden ingevoerd of bevestigd; - facturatie inclusief BTW-behandeling, met betaalverwerking via een aan Klant gekoppeld Mollie-account dan wel rechtstreekse bankoverschrijving op het door Klant opgegeven IBAN; - boekhoudkoppeling met Moneybird en CSV-export voor externe boekhoudpakketten; - een op Klant ingericht cliëntportaal voor messaging, gedeelde notities, doelen en gewoonten, en factuurdownloads; - een transparantielogboek waarin Klant kan terugzien welke berichten via Practions namens hem zijn verzonden; - een optionele WhatsApp-koppeling voor signup-verificatie en transactionele berichten aan Klant zelf, niet voor cliëntcommunicatie.
De Dienst wordt aangeboden in het Nederlands en het Engels. De exacte beschikbare functies zijn afhankelijk van het gekozen Abonnement en kunnen door Aanbieder van tijd tot tijd worden uitgebreid of, met inachtneming van artikel 15, gewijzigd.
Aanbieder verleent geen medische of psychologische zorg, geen juridisch advies en geen fiscale dienstverlening. De inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de coaching-relatie tussen Klant en Cliënt berust uitsluitend bij Klant.

Artikel 6. Gebruiksrechten en beperkingen

Aanbieder verleent Klant een niet-exclusieve, niet-overdraagbare en niet-sublicensieerbare licentie om de Dienst te gebruiken voor de duur en onder de voorwaarden van de Overeenkomst.
Het is Klant en Gebruiker niet toegestaan: a. de Dienst beschikbaar te maken voor of te delen met derden buiten de eigen organisatie; b. de Dienst geheel of gedeeltelijk te decompileren, reverse engineeren of anderszins de broncode te achterhalen, behoudens voor zover dwingend recht (waaronder artikel 45j Auteurswet) dit toestaat; c. de Dienst te gebruiken voor gedragingen die in strijd zijn met de Acceptable Use Policy gepubliceerd op https://practions.com/aup; d. eigendomsrechtelijke aanduidingen te verwijderen of te wijzigen; e. de Dienst geautomatiseerd te benaderen op een wijze die uitgaat boven hetgeen redelijkerwijs nodig is voor het beoogde gebruik, waaronder scraping of denial-of-service-achtige patronen.
Klant blijft te allen tijde verantwoordelijk voor het handelen van zijn Gebruikers, ook indien dezen in strijd handelen met deze voorwaarden.

Artikel 7. Verplichtingen van Klant

Klant draagt zorg voor: a. juiste en volledige registratie- en factuurgegevens; b. geheimhouding van inloggegevens en activatie van tweefactorauthenticatie waar passend; c. tijdige opvolging van beveiligingsincidenten waarvan Klant kennisneemt; d. een passende juridische grondslag jegens iedere Cliënt voor de verwerking van diens Persoonsgegevens, waaronder, voor zover van toepassing, het inwinnen van uitdrukkelijke toestemming voor verwerking van bijzondere categorieën persoonsgegevens (artikel 9 lid 2 sub a AVG); e. naleving van eigen wettelijke verplichtingen als verwerkings- verantwoordelijke jegens Cliënten, waaronder informatieplicht, rechten van betrokkenen en bewaartermijnen.
Klant erkent dat Aanbieder ten aanzien van Cliëntgegevens optreedt als verwerker en uitsluitend op gedocumenteerde instructie van Klant verwerkt, zoals vastgelegd in de Verwerkersovereenkomst.
Klant garandeert dat de inhoud die hij of zijn Gebruikers via de Dienst opslaan, geen rechten van derden schendt en niet in strijd is met de wet of de openbare orde.

Artikel 8. Tarieven en betaling

De voor het Abonnement geldende tarieven zijn vermeld op https://practions.com/#pricing en gelden in euro's, exclusief de wettelijk verschuldigde BTW.
Betaling vindt plaats via een door Klant aan Aanbieder verstrekte betaalmandaat via betaaldienstaanbieder Mollie, dan wel, indien Aanbieder dit aanbiedt, per bankoverschrijving op IBAN NL34 KNAB 0616 8994 08 ten name van Klaver Solutions, met als betalingskenmerk het factuurnummer.
Facturen worden uitsluitend digitaal aangeboden via e-mail of via het Account.
De betalingstermijn is veertien (14) dagen na factuurdatum, tenzij anders schriftelijk overeengekomen. Bij gebruik van automatische incasso geldt het feitelijke incassomoment.
Bij niet-tijdige betaling is Klant zonder nadere ingebrekestelling in verzuim. Aanbieder is in dat geval gerechtigd: a. de wettelijke handelsrente in rekening te brengen op grond van artikel 6:119a Burgerlijk Wetboek; b. de buitengerechtelijke incassokosten in rekening te brengen conform de Wet incassokosten (WIK) en het bijbehorende Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten; c. de toegang tot de Dienst geheel of gedeeltelijk op te schorten tot volledige betaling is ontvangen.
Aanbieder is gerechtigd de tarieven jaarlijks aan te passen, en tussentijds bij wijziging van wettelijke heffingen, mits met inachtneming van een aankondigingstermijn van ten minste dertig (30) dagen. Wezenlijke prijsverhogingen geven Klant het recht het Abonnement met onmiddellijke ingang te beëindigen tegen het einde van de lopende factuurperiode.
[FOUNDER DECISION NEEDED FD-005: BTW-tarief op coaching-SaaS. Default in deze voorwaarden is 21% standaardtarief. Indien Aanbieder gebruik maakt van de kleine ondernemersregeling of een andere vrijstelling, dient deze tekst en de facturatiecode aangepast te worden.]

Artikel 9. Looptijd, verlenging en opzegging

Het Abonnement wordt aangegaan voor de op de bestelpagina aangegeven aanvangsperiode, doorgaans één (1) maand of één (1) jaar.
Na afloop van de eerste contractsperiode wordt het Abonnement stilzwijgend verlengd voor onbepaalde tijd, met dien verstande dat Klant het Abonnement na de eerste verlenging te allen tijde maandelijks kan opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van ten hoogste één (1) maand, conform artikel 7:236 sub j Burgerlijk Wetboek (Wet van Dam).
Opzegging geschiedt per e-mail aan [email protected] en, voor zover Aanbieder een opzegfunctie in de Dienst aanbiedt, ook daarlangs. Aanbieder bevestigt de opzegging zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen drie (3) werkdagen.
[FOUNDER DECISION NEEDED FD-009/FD-015: in de huidige release is een opzeg-endpoint binnen de Dienst nog niet aanwezig. Tot die functie wordt opgeleverd, geldt opzegging via [email protected] als de formele weg. Vóór commerciële uitrol wordt aanbevolen een in-app-opzegfunctie op te leveren die maandelijkse opzegging na de eerste contractsperiode ondersteunt en geen langere opzegtermijn dan één maand afdwingt.]

Artikel 10. Restitutiebeleid en herroeping

Aanbieder hanteert een commerciële belofte van veertien (14) dagen niet-goed-geld-terug, geldend vanaf de eerste betaling. Klant kan binnen deze termijn zonder opgaaf van reden om volledige restitutie vragen via [email protected]. Restitutie wordt binnen veertien (14) dagen na verzoek uitgevoerd via dezelfde betaalmethode als bij de oorspronkelijke transactie.
Voor zover Klant kwalificeert als consument: het wettelijk herroepingsrecht bij digitale diensten (artikel 6:230o Burgerlijk Wetboek) komt te vervallen op het moment dat de Dienst, met uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van Klant en met afstand van het herroepingsrecht, in gebruik is genomen, conform artikel 6:230p sub g Burgerlijk Wetboek. De commerciële belofte in lid 1 blijft daarnaast onverminderd gelden.
Klanten die handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf komt geen wettelijk herroepingsrecht toe; voor hen geldt uitsluitend de commerciële belofte in lid 1.

Artikel 11. Gegevensverwerking en privacy

De wijze waarop Aanbieder Persoonsgegevens verwerkt, is uitgewerkt in de Privacyverklaring (https://practions.com/privacy) en de Verwerkersovereenkomst (https://practions.com/verwerkersovereenkomst). Beide documenten maken integraal onderdeel uit van de Overeenkomst.
Voor zover Klant Persoonsgegevens van Cliënten via de Dienst verwerkt, is de Verwerkersovereenkomst dwingend van toepassing en geldt Klant als verwerkingsverantwoordelijke en Aanbieder als verwerker.
Aanbieder treedt zelf op als verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van Klant en zijn Gebruikers, voor zover die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de Overeenkomst, facturatie, beveiliging en wettelijke verplichtingen.

Artikel 12. Beschikbaarheid

Aanbieder spant zich naar redelijkheid in om de Dienst beschikbaar te houden, maar geeft geen garantie op ononderbroken beschikbaarheid.
Aanbieder is gerechtigd onderhoud te plegen, waarbij de Dienst tijdelijk niet of beperkt beschikbaar kan zijn. Gepland onderhoud wordt waar redelijkerwijs mogelijk vooraf via de Dienst aangekondigd.
[FOUNDER DECISION NEEDED FD-002: aanbieden van een service-level agreement met concrete uptime-belofte. Default in deze voorwaarden is een redelijke inspanningsverplichting zonder kwantitatieve SLA. Indien Aanbieder een SLA wenst aan te bieden voor een Practice- abonnement, dient een aparte SLA-bijlage te worden opgenomen.]

Artikel 13. Aansprakelijkheid

De totale aansprakelijkheid van Aanbieder uit hoofde van de Overeenkomst, op welke grond dan ook, is per gebeurtenis en per kalenderjaar beperkt tot het bedrag dat Klant in de twaalf (12) maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan Aanbieder heeft betaald op grond van de Overeenkomst, exclusief BTW.
Aanbieder is nooit aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder in elk geval gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade, schade door bedrijfsstagnatie en schade als gevolg van verlies of corruptie van data, behoudens voor zover deze schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Aanbieder of diens leidinggevende ondergeschikten.
De in dit artikel genoemde beperkingen vinden geen toepassing voor zover deze in het voorliggende geval naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar zou zijn (artikel 6:248 lid 2 Burgerlijk Wetboek), waaronder in geval van opzet of bewuste roekeloosheid.
Klant vrijwaart Aanbieder voor aanspraken van Cliënten of derden die voortvloeien uit het gebruik van de Dienst door Klant of zijn Gebruikers, behoudens voor zover deze aanspraken het rechtstreekse gevolg zijn van een toerekenbare tekortkoming van Aanbieder.
Iedere vordering tot schadevergoeding op Aanbieder vervalt indien deze niet binnen twaalf (12) maanden nadat Klant met de schade bekend is geworden of redelijkerwijs bekend had kunnen zijn, schriftelijk bij Aanbieder is ingediend.
[FOUNDER DECISION NEEDED FD-007: bevestiging of Klaver Solutions beschikt over een passende verzekering voor bedrijfsaansprakelijkheid en cyberaansprakelijkheid. Indien aanwezig, wordt aanbevolen de dekking expliciet te benoemen.]

Artikel 14. Overmacht

Onder overmacht wordt verstaan elke omstandigheid waarop Aanbieder redelijkerwijs geen invloed heeft en die de uitvoering van de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk verhindert, waaronder in elk geval storingen van internet, hostingproviders, betaaldienstverleners of andere essentiële sub-verwerkers, alsmede pandemieën, natuurrampen en overheidsmaatregelen.
Tijdens een situatie van overmacht zijn de verplichtingen van Aanbieder opgeschort, zonder dat Klant aanspraak kan maken op schadevergoeding. Indien de overmachtssituatie langer duurt dan zestig (60) dagen, kan elk der partijen de Overeenkomst schriftelijk beëindigen, zonder dat een verplichting tot schadevergoeding ontstaat.
Het bepaalde in dit artikel sluit niet uit dat artikel 6:75 Burgerlijk Wetboek mede van toepassing is.

Artikel 15. Wijziging van deze voorwaarden

Aanbieder is gerechtigd deze voorwaarden eenzijdig te wijzigen. Wijzigingen die niet wezenlijk in het nadeel van Klant zijn (zoals redactionele aanpassingen, verduidelijkingen of toevoegingen aan sub-verwerkerslijsten) gaan in op de aangekondigde datum.
Wijzigingen die wezenlijk in het nadeel van Klant zijn, worden minimaal dertig (30) dagen voor inwerkingtreding aangekondigd via het in de Dienst opgegeven e-mailadres of via een banner in de Dienst. Klant heeft in dat geval het recht het Abonnement vóór de datum van inwerkingtreding op te zeggen tegen het einde van de dan lopende factuurperiode.
Voortgezet gebruik van de Dienst na de inwerkingtredingsdatum geldt als aanvaarding van de gewijzigde voorwaarden.

Artikel 16. Beëindiging en gevolgen

Onverminderd het in deze voorwaarden bepaalde, is elk der partijen gerechtigd de Overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen indien: a. de andere partij in verzuim is in de nakoming van een wezenlijke verplichting en dit verzuim niet binnen veertien (14) dagen na schriftelijke ingebrekestelling is gezuiverd; b. de andere partij in staat van faillissement wordt verklaard, surseance van betaling aanvraagt, of feitelijk de bedrijfs- activiteiten staakt.
Na het einde van de Overeenkomst geldt: a. een grace period van negentig (90) dagen vanaf de einddatum, gedurende welke Klant via de Dienst kan inloggen om gegevens te exporteren of een account-verwijdering te bevestigen; b. na afloop van de grace period worden alle door Klant beheerde gegevens permanent verwijderd uit de productie-omgeving; c. back-up-archieven met die gegevens worden binnen dertig (30) dagen na de productie-verwijdering overschreven of vernietigd; d. facturatiegegevens worden zeven (7) jaar bewaard op grond van de fiscale bewaarplicht (artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen jo. artikel 35 Wet op de omzetbelasting).
Verplichtingen die naar hun aard bedoeld zijn om na beëindiging voort te duren, waaronder geheimhouding, intellectuele eigendom en aansprakelijkheid, blijven onverminderd van kracht.

Artikel 17. Intellectueel eigendom

Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de Dienst, inclusief maar niet beperkt tot software, broncode, ontwerpen, handelsnamen, logo's en documentatie, berusten uitsluitend bij Aanbieder of haar licentiegevers.
Klant behoudt alle rechten op door of namens Klant in de Dienst ingevoerde inhoud, waaronder cliënt- en sessiegegevens en notities. Klant verleent Aanbieder een beperkte licentie om deze inhoud te verwerken voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van de Dienst.
Niets in deze voorwaarden strekt tot overdracht van intellectuele eigendomsrechten.

Artikel 18. Geheimhouding

Partijen verplichten zich Vertrouwelijke Informatie uitsluitend te gebruiken in het kader van de Overeenkomst en niet aan derden bekend te maken, behoudens voor zover bekendmaking voortvloeit uit een wettelijke verplichting of een rechterlijke uitspraak.
Deze geheimhouding geldt onverminderd na het einde van de Overeenkomst.

Artikel 19. Toepasselijk recht en geschillen

Op de Overeenkomst en alle daaruit voortvloeiende of daarmee verband houdende verbintenissen is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag (CISG) is uitgesloten.
Alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met de Overeenkomst, worden uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Midden-Nederland, locatie Lelystad, onverminderd het recht van Aanbieder om Klant in rechte te betrekken bij de op grond van de wet bevoegde rechter.
Voorafgaand aan een gerechtelijke procedure verplichten partijen zich tot redelijk overleg om een geschil in der minne te schikken.

Artikel 20. Slotbepalingen

Klant kan zijn rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst niet overdragen aan een derde zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Aanbieder. Aanbieder mag rechten en verplichtingen wel overdragen in het kader van een fusie, overname of bedrijfs- reorganisatie, mits de continuïteit van de Dienst gewaarborgd blijft.
De Nederlandse versie van deze voorwaarden is bindend. Een Engelse vertaling wordt aangeboden voor het gemak; bij verschil tussen de versies prevaleert de Nederlandse tekst.
Mededelingen op grond van deze voorwaarden worden geldig gedaan via het in de Dienst geregistreerde e-mailadres van Klant en, namens Aanbieder, via [email protected].